xBalance — быстрый запуск

ЗАПУСК xBalance

  1. скачиваем архив или установочный файл со страницы Скачать
  2. распаковываем архив или установочный файл в какую-нибудь папку на жестком диске компьютера, например, в папку с названием XBALANCE (использовать рабочий стол для расположения папки НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ)
  3. открываем папку XBALANCE, находим в ней файл xBalance.exe и запускаем его
  4. выбираем версию программы
  5. при необходимости подгружаем демонстрационные данные

и приступаем, либо к работе, либо к ознакомлению с работой программы. xBalance  постарается подсказать, что делать дальше…

для всех пробных и бесплатных версий xBalance следует использовать встроенную учетную запись администратора «АДМИН» с пустым паролем, т.е. совсем без пароля
как надежно спрятать бухгалтерию, можно прочитать в нашей статье Тайная Бухгалтерия

Примечание: если при первом запуске подгружены (или нет) демонстрационные данные, или выбрана не та версия, это легко исправить:

  • заходим в программу от имени администратора xBalance
  • в меню «Управление» выбираем «Удаление информации»
  • в появившемся окне выбираем «обнулить данные и настройки» и нажимаем «ОК»

РАБОТАЕМ ПРАВИЛЬНО!

Чтобы поддерживать баланс в системе изо дня в день сначала следует добиться баланса после ввода начальных остатков (сальдо). Без начальных остатков не может обойтись ни одна бухгалтерия, обязательно какие-то средства находятся на тех или иных счетах. Эти средства рекомендуется ввести очень внимательно и аккуратно до начала работы с программой xBalance.

Ввод начальных остатков производится в специальной таблице, которая вызывается из меню Программа — Начальные остатки. Баланс высчитывается программой в реальном времени по каждой валюте. Чтобы правильно ввести начальные остатки необходимо четко представлять работу системы в целом и ответить на главный вопрос: «Что и как мы собираемся считать?». После ответа на этот вопрос необходимо определиться с планом счетов или со схемой приходов и расходов.

ПРАВИЛЬНЫЙ ПЛАН СЧЕТОВ

Счета делятся на три вида: балансовые, забалансовые и счета в банках. Первые два — бухгалтерские термины, и их не следует путать со счетами в банках. Любые средства, принадлежащие балансовому счету, должны принадлежать банковскому счету. На одном банковском счете могут находиться средства с разных балансовых счетов также, как и средства одного балансового счета могут находиться на разных банковских счетах.

  • Балансовый счет — это счет, средства которого подотчетны, т.е. этими средствами можно распоряжаться, но надо и отвечать за эти распоряжения, это могут быть, например, какие-то заемные средства, деньги в сейфе, средства отложенные на покупку машины, дачи, карманные деньги, средства на счетах в банках.
  • Забалансовый счет — это, например, расходы на питание, расходы на электроэнергию и коммунальные услуги, зарплата, премиальные и дополнительные доходы. Забалансовые средства не подотчетны, и наличие средств на забалансовом счете означает, что средства когда-то пришли в систему, либо ушли из нее.
  • Банковский счет — обычный счет в банке, который открывается на физическое или юридическое лицо. Термин банк в программе xBalance представлен очень широко, банком считается любое физическое или виртуальное хранилище средств. Это могут быть: мультивалютный счет в банке, сейф в офисе, кошелек или портмоне, электронный кошелек (Яндекс-Деньги, WebMoney, PayPal и т.д.) и даже заначка.

Любой счет нужен для отслеживания движения средств, например, домохозяйке необходимо знать, сколько денег уходит на питание и на коммунальные услуги. Чтобы было удобно учитывать эти расходы, следует создать два забалансовых счета, назовём их «питание» и «коммунальные услуги». Если представить, что домохозяйка решила планировать расходы на питание, тогда следует создать балансовый счет «на питание», и переводить на него планируемую сумму с каждой зарплаты, при этом деньги на питание должны будут списываться только с этого счета.

После установки программы для удобства пользователя будет создан типовой план счетов. Для каждой версии программы создается свой план счетов, например, для версии HOME будет создан план счетов, наиболее удобный для ведения домашней бухгалтерии, а для версий BANK — GURU — другой план, наиболее знакомый профессиональным бухгалтерам и финансовым менеджерам. Рекомендуется внимательно ознакомиться с предлагаемым по умолчанию планом счетов и, при необходимости, удалить ненужные и добавить новые счета. Для обозначения счёта можно использовать как номера, так и названия, лишь бы было удобно:

Счета в xBalance

Теперь можно переходить к вводу начальных остатков (сальдо).

НАЧАЛЬНЫЕ ОСТАТКИ

Начальные остатки могут быть введены в любое удобное время. Рекомендуется их ввести до начала ввода новых проводок и после редактирования справочников Контрагенты, Счета, Валюты.
Начальные остатки делятся на два вида:

  • начальные остатки банков
  • начальные остатки балансовых клиентов

Все начальные остатки сводятся в таблице, которая вызывается из меню Программа — Начальные остатки. Рекомендуется сначала ввести начальные остатки по банкам, а затем по балансовым клиентам (у забалансовых клиентов в принципе не может быть никаких остатков).

по мере ввода остатков банков дисбаланс в системе будет расти, а при вводе остатков клиентов наоборот уменьшаться. Если всё сделано правильно, ввод последнего остатка по клиенту приведет к балансу в системе по всем валютам

Баланс Начинаем работать с xBalance.

НАВИГАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ

Достаточно важный момент для тех, кто ценит свое время.
Внимательно изучите «горячие клавиши», они подстраивались под нужды пользователей годами и помогут как сэкономить время, так и уменьшить количество возможных ошибок. В качестве примера приводим последовательность действий для ввода новой проводки по шаблону «Клиент — Клиенту»:

  • на клавиатуре нажимаем «Alt + Пробел»
  • на клавиатуре набираем «кл»
  • на клавиатуре нажимаем «Enter»

появится форма ввода новой проводки.

Теперь допустим, некий клиент должен передать весь остаток на счёте другому клиенту, дважды кликаем мышкой по остатку, в форму будут введены:

  • сумма
  • валюта
  • имя клиента-отправителя

остается назначить клиента-получателя, т.к. счета отправления и получения, как и банки отправления и получения были заранее назначены в шаблоне платежа.

После подтверждения ввода (Enter) все назначенные в шаблоне проводки будут проведены.

Подробнее о навигации и управлении

ИСПОЛЬЗУЕМ ШАБЛОНЫ ПЛАТЕЖЕЙ

Настройте один раз шаблоны платежей и забудьте, что такое ошибки ввода данных. Очевидно, что чем больше данных, тем больше времени тратится на их ввод и тем больше вероятность ошибки.

Подробнее о связанных проводках

НАСТРОИМ ПЕРИОДИЧЕСКИЕ ОПЕРАЦИИ

Множество платежей и выплат производится строго по графику: аренда, абонентская плата, зарплата, коммунальные услуги.

Любая периодическая операция, настроенная один раз, в будущем будет требовать минимум усилий и внимания, а именно: проверить сумму и подтвердить отправку-получение денег. Забыть что-либо будет очень трудно! Зато очень легко будет планировать бюджет, так как периодические операции вводятся программой с учетом требований пользователя к планированию.

Периодические операции вводятся автоматически при старте программы по умолчанию за 30 дней до даты оплаты. Параметры планирования легко изменить в настройках программы. Если какая-либо операция настроена неправильно, программа уведомит пользователя об этом и прервет ввод периодических операций.

Подробнее о периодических операциях

РЕГУЛЯРНО ЗАКРЫВАЕМ ПЕРИОД

Закрытие периода означает, что вся информация, введенная до определённой даты переводится в режим «Только для чтения». Закрыть период можно только при соблюдении всех перечисленных ниже условий:

  1. новая дата закрытого периода больше предыдущей
  2. в базе данных нет проводок с ошибками
  3. есть баланс по счетам и банкам по всем валютам
  4. есть баланс по счетам и клиентам по всем валютам
  5. остатки в банках по выпискам совпадают с расчетными остатками по всем валютам на дату закрытия периода

Как только период закрыт, можно забыть про то, что вдруг придется искать ошибку, сделанную когда-то. Если это вдруг и произойдет, то ошибка может быть только вне пределов закрытого периода, т.е. в пределах редактируемого периода!

Ещё один плюс от регулярного закрытия периода: даты всех неподтвержденных проводок, попадающих в новый закрытый период, автоматически заменяются на дату начала редактируемого периода.

после первого закрытия периода будет запрещен ввод начальных остатков (сальдо), но их сможет отредактировать администратор xBalance

Приятной работы!